Secondo le stime riportate dagli Osservatori digitali nel 2024, il 79% delle imprese italiane investono in Digital B2B; Le principali aree di investimento vedono al primo posto la gestione documentale digitale con una percentuale pari al 35%, seguita dal cloud (22%) ed ERP (19%).
É all’interno di questo scenario che è necessario capire meglio cosa si intende per gestione documentale digitale e perché è così necessaria farla. La materia prevede nozioni sia di stampo legale che archivistico ma anche informatico.
Quando si effettua una gestione documentale digitale generalmente si intraprende tale strada per soddisfare una esigenza legata alla dematerializzazione. La dematerializzazione viene definita da AgId come “il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico”.
Per intraprendere il processo legato alla dematerializzazione risulta necessario prima di tutto evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei, inoltre, considerando il contesto sempre più digitale nel quale si trovano le imprese, risulta opportuno eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.
Quando una impresa si trova a gestire la creazione di un sistema di gestione documentale
digitale che per sua natura deve essere strutturato in base alla tipologia di documenti che questo deve contenere e in base alla tipologia di utente che vi si interfaccia, occorre prima di tutto affrontare due macro argomenti ovvero: la gestione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico e la conservazione a norma di legge del documento informatico. Procediamo per ordine:
Qualora si voglia intraprendere l’archiviazione di una copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è necessario sapere che questa deve necessariamente essere prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso una certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. Tale certificazione, può essere definita come un meccanismo di autenticazione legale delle copie prodotte durante un processo di scansione, quindi una dichiarazione ufficiale che la procedura di dematerializzazione massiva è stata applicata seguendo la regolamentazione vigente, mediante un’attestazione di conformità del pubblico ufficiale corrispondente con l’apposizione di una firma digitale.
Per quanto riguarda invece la conservazione a norma di legge questa è regolamentata da un insieme di procedure, attività e strumenti tramite i quali ci si propone di salvaguardare nel tempo le memorie digitali. Conservare a norma di legge significa conservare a lungo termine documenti digitali, conservandone i contenuti. Ma insieme ai contenuti si devono conservare anche le informazioni necessarie a garantire la riproducibilità della loro forma esteriore, i metadati, nonché i collegamenti con le varie parti componenti l’intero sistema informativo. Pertanto il processo di conservazione a norma di legge è finalizzato al mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici e deve prendere avvio subito dopo il loro ingresso nel sistema di gestione documentale.
Affidarsi ad un sistema di gestione documentale digitale in grado di offrire la gestione del documento ma anche il sistema di conservazione a norma di legge risulta adesso più che mai una scelta strategica in grado di risolvere problemi legali di oggi ma anche e soprattutto, nel futuro. Questo perché la legge prevede l’esibizione del documento, comprese le pec, in formato digitale: con tale espressione si intende l’esibizione dell’avvenuta conservazione del documento attraverso i metadati, pena l’invalidità dello stesso.
Oltre a questo aspetto più legale, risulta necessario ricordare che i vantaggi della dematerializzazione, e quindi della gestione di un sistema documentale digitale, sono innumerevoli. Tra i principali vi è il: risparmio di costi e risorse; risparmio di tempo nella ricerca e nella condivisione oltre al fatto che un sistema di gestione documentale digitale permette la consultazione dello stesso in qualunque luogo in cui ci troviamo.
Settembre è il mese in cui tutte le attività vengono riprese dopo la pausa estiva, meglio ripartire con ordine anche nella gestione dei documenti. Se vuoi uno strumento con le caratteristiche sopra esposte e che sia di rispondere alle esigenze della tua azienda non esitare a contattarci, insieme troveremo la soluzione più adatta alle tue esigenze. Progettiamo soluzioni personalizzate dal 1986 per rispondere alla esigenze aziendali, ti aspettiamo!